תקציר מנהלים: תכנון תהליך מתחיל בהבנה של מטרת התהליך, איפה הוא מתחיל, מה קורה במהלך התהליך ואיך הוא מסתיים. תכנון תהליכים הוא צעד חשוב בייעול של עסק והקפדה על תכנון נכון של תהליכים יכולה לחסוך לעסק או לארגון משאבים רבים לא רק בגלל שתהליך מתוכנן היטב הוא גם יעיל, אלא בגלל שתכנון נכון חוסך שינויים והתאמות רבות מדי של התהליך לאחר שהוא מייושם. חשוב להדגיש שלצורך תכנון תהליך עסקי יש להתחיל לפני כן בחקר התהליך.
מה זה תהליך עסקי? בקצרה, מדובר באירוע הנוגע לפעילות של עסק או ארגון הכולל מידע (התחלה) לאחריו מתבצעת פעולה אחת או יותר ע"י אנשים ו\או מחשבים (אמצע) שלאחריהם ישנו מצב חדש הכולל מידע חדש (סוף). להרחבה בנושא תהליכים עסקיים לחצו כאן.
מחקר הוא הכלי החשוב ביותר הוא היכולת של מתכנן\ת התהליך. בקצרה, המחקר כולל ראיונות אפקטיביים עם בעלי העניין הרלוונטיים ולהגיע במהירות לנקודות המפתח (התחלה, אמצע, סוף שהוזכרו) בתהליך. בתוך כך, היכולת לזהות איפה ה"כאב" של המשתתפים בתהליך ולשים על כך דגש חשובה אף היא. כמו כן, במהלך מחקר אוספים מידע לגבי מערכות המידע הקיימות ואם יש בהן כבר נצונים אמינים חוקרים גם אותם. להרחבה בנושא מחקר תהליכים עסקיים.
מנוחה. לאחר ביצוע המחקר ואיסוף כל המידע מתחיל התכנון בפועל. במהלך המחקר כבר מתקבלת תמונה של התהליך הקיים כמו שהוא, אם יש כזה, או של התהליך הרצוי אם אין. מפתה לרוץ קדימה וכבר להציע תכנית לתהליך עסקי חדש כבר במהלך המחקר, אך רצוי "לישון" על הדברים. 1. מי שמתכננים את התהליך עבורו עשוי להעלות נושאים נוספים. 2. לוקח זמן לעכל את המידע ולהציע בהתאם את התהליך האפקטיבי ביותר.
מכניסים את הידיים פנימה. אז אספנו את המידע ונתנו למה שעלה לשקוע קצת. עכשיו מבצעים את התכנון עצמו. כאן מתחילים להשתמש בכלי עיצוב\תכנון טכנולוגיים באמצעותם ממפים את התהליך ומתחילים להבין איך ליישם אותו. כלים אלה מאפשרים להפיק תרשימי זרימה ומצגים גרפיים נופשים של התליך. התוצאה היא תיאור של התהליך או בקצרה, איך המידע שהתקבל יחד עם אירוע ההתחלה עובר שינוי עד לשלב בו התהליך מסתיים.
כשעוסקים בתכנון של תהליך עסקי עולות שאלות נוספות שייתכן שיידרשו לגביהם הבהרות . פעמים רבות נעשה סיעור מוחות בקבוצה על מנת לשכלל רעיונות ולגבש את התהליך. כחלק מהמחקר מבינים טוב יותר את האתגרים הטכנולוגיים ובשלב התכנון כבר מתחילים להבין באיזה אופן יש להתאים את הטכנולוגיה לתמיכה בתהליך. ליבת התכנון של תהליך עסקי היא בעיקרה פעולת חשיבה וחשיבה מחדש תוך כדי שרטוט של ראיונות עד שהתהליך הנכון מזוקק מתוך המידע שהתקבל. למעשה זהו תהליך בפני עצמו הכולל קליטה של מידע מהלקוח -> עיבוד שלו בתהליך תכנון -> המחשה גראפית של התוצאה.
תכנון תהליך הוא גם מהלך איטרטיבי מול בעלי התהליך. פעמים רהות אנחנו מתכננים עבור לקוח תהליך חדש, מגישים לו\ה הצעה, רק כדי לגלות שנדרש מחקר נוסף על מנת לשכלל את התהליך.