תקציר מנהלים: מטרת המחקר היא לאסוף כמה שיותר מידע. המידע משמש לאחר מכן כדי לתכנן את התהליך חדש או לתכנן תהליך קיים מחדש. עיקר המידע נאסף כחלק מראיונות שנעשים עם בעלי העניין בחברה או ארגון וכן מהיכרות עם מערכות המידע הקיימות.
כחלק משיטת העבודה שלנו אנחנו עוסקים במחקר לגילוי תהליכים עסקיים שלא הוגדרו עדיין ומיפוי (או הבנה) של תהליכים עסקיים קיימים לצורך שיפור שלהם. המחקר כולל עבודה עם האנשים שלוקחים חלק בתהליך כדי להבין את כל המאפיינים והאילוצים של החברה, העובדים וההנהלה.
החלק המעניין והמאתגר ביותר במחקר הוא למצוא את מה שבעלי הכניין לא יודעים. הכוונה היא לשלבים בתהליך שיוצרים תסכול או היעדר יעילות אך שלר מוגדרים ככאלה באופן מידע במהלך העבודה היומיומית.
כדי לדבר על מחקר, צריך גם להבין מה זה תהליך עסקי? מדובר באירוע מחולל הכולל מידע שנוגע לפעילות העסק או הארגון (התחלה) שאחריו מתבצעות פעולות ע"י אנשים ו\או מערכות מידע (אמצע) ושלאחריהם ישנו מצב חדש הכולל מידע חדש (סוף). להרחבה בנושא תהליכים עסקיים לחצו כאן.
במהלך הראיונות אנחנו שואלים די הרבה שאלות מנחות. ניתן כמה דוגמאות לשאלות משמעותיות:
- סיבה: מהי מטרת התהליך, איך נראה המידע בסוף התהליך, ומה נחשב לסיום מוצלח של התהליך, איך התהליך משרת את הצרכים של החברה?
- התחלה: איפה התהליך מתחיל, מהו האירוע שמחולל את התהליך ואיזה מידע הוא כולל, האם המידע מספק כדי להשלים את התהליך, כל כמה זמן מתחיל התהליך?
- אנשים: איזה פעולות אנושיות נעשות במהלך התהליך, ע"י מי, מתי ואיך נעשות הפעולות?
- מערכות מידע: איזה פעולות מבצעים מחשבים ותכנות ואיזה ממשקים מעורבים בתהליך, האם יש אוטומציות ואיך הן נראות, איך נראה הדאטא שנאסף?
- סיווג: האם התהליך מבוצע באופן שונה עבור סוגים שונים של אירועים שמחוללים אותו? במידה וכן, האם אלה למעשה תהליכים שונים?
- שלבים: מהן התחנות בהן המידע עובר כחלק מביצוע התהליך, האם כולן נדרשות, מה סדר התחנות?
- בקרה: באיזה אופן נעשית ולידציה של תוצרי התהליך, האם ישנה בקרה, האם ישנו לוג, האם בעלי או משתתפי התהליך מקבלים התרעות משמעותיות?
- מסמכים: מהם המסמכים המעורבים בתהליך, האם נדרש תיוק, האם יש בשימוש טמפלטים, למי יש גישה למסמכים ולמי הם מיועדים?
מערכות מידע הן חלק משמעותי מתהליכי עבודה. מתוך הראיונות אנחנו מקבלים תמונת מצב לגבי מערכות המידע שתומכות בתהליכים העסקיים. חלק מהמחקר כולל קבלת גישה למידע שנאסף כדי שאפשר יהיה לחקור אותו. טיב המידע מאפשר להבין לעומק איך תהליכים קיימים נבנו ואיזה תהליכים מבוצעים בלי שהוגדרו באופן רשמי.
גישה למערכות המידע מאפשר גם להבין איפה הקשיים הטכניים עומדים ומה נדרש כדי לטפל בהם.
בסיום המחקר אנחנו בעצם מחזיקים המון מידע שדורש ניתוח בכדי לתכנן את התהליכים. השלב הבא בבניית התהליכים מחדש או בהגדרת תהליכים חדשים הוא תכנון תהליכים עסקיים.