בית » ייעוץ לתהליכים עסקיים » שיפור תהליכים עסקיים

שיפור תהליכים עסקיים

תקציר מנהלים: שיפור תהליך עסקי כולל ניתוח המצב הקיים -> הבנת היתרונות והחסרונות של התהליך כמו שהוא -> מחקר למיפוי התהליך ומציאת חלופות -> הצגת החלופות האפשרויות ודרכי היישום -> יישום השינויים שנמצאו כמתאימים ביותר -> בקרה שהיישום פועל לפי התכנון וביצוע שינויים בהתאם -> מדידה ושיפור לאחר היישום.

מחקר: שיפור תהליך עסקי מתחיל בסדרה של ראיונות עם בעלי העניין בחברה. מטרת הראיונות היא להבין לעומק מהי מהות התהליך שאותו רוצים לשפר. ראיונות ובניית אמון מאפשרים להגיע לשורשים של העבודה היום יומית של האנשים שלוקחים חלק בתהליך. מחקר מסוג זה מאפשר גם למפות את כל המרכיבים של התהליך ובכך לבצע שיפור יסודי.

דוגמה: בסדרה של ראיונות שערכנו עם העובדים וההנהלה של חברה לה נתנו ייעוץ, גילינו שהקושי הכי גדול של אנשי הפיתוח העסקי הוא התיעוד של הפגישות שלהם עם לקוחות פוטנציאליים. מטרת הראיונות הייתה יישום של מערכת מידע חדשה שנועדה בין היתר לשפר את תהליכי הפיתוח העסקי. נושא תיעוד הפגישות עלה במקרה והתגלה כמרכיב מהותי ביום יום של המחלקה. שיפור היכולת לתעד סיכומי פגישות נכנס כחלק משמעותי מהמעכת החדשה.

למידע נוסף בנושא מחקר תהליכים עסקיים.

תכנון: התובנות שעולות מהראיונות שאנחנו מבצעים הן הבסיס למחקר וסיעור מוחות שאנחנו עורכים. כדי לשפר תהליך צריך להשקיע בעיבוד הדברים שעלו ובחיפוש אחרי פתרונות ישימים. בשלב זה אנחנו ממפים את התהליך הקיים ומוצאים שינויים שיאפשרו שיפור משמעותי. חלק זה של הייעוץ כולל הצגת הממצאים ללקוח והצגת השינויים הנדשרים, הפתרונות שיתמכו בשינויים אלה, הערכת העלויות של כל פתרון ולוח הזמנים הצפוי לביצוע.

דוגמה: בחברה איתה אנחנו עובדים התברר שהמנכ"ל משקיע יותר מדי זמן בהפקת הזמנות לספקים, תהליך שלא כלל אוטומציה. נדרשנו לתכנן מנגנון שימשוך את המידע להזמנות הספק מהזמנות הלקוח. לצורך כך עלו כמה אפשרויות. כל אחת נבחנה בהתאם לאילוצים העסקיים ולתקציב עד שלבסוף נבחר המנגנון שנתן את המענה האופטימאלי.

למידע נוסף בנושא תכנון תהליכים עסקיים.

יישום: בשלב זה השינויים הפתרונות שנבחרו מתחילים לבוא לידי ביטוי בעבודה. לעיתים מבצעים יישום של כל השינויים בבת אחת ולעיתים ניתן לדרג את היישוםפ ככה שכל שלב ייבחן לגופו ויבוצע כיוונון לכל חלק בשינוי בנפרד. יישום נכון של שינויים לטובת שיפור תהליך עסקי דורש ליווי. ככל שהשינויים משמעותיים יותר ההנהלה צריכה להיות מעורבת יותר. כמו כן חשוב להכין את העובדים גם בכך שהם ייקחו חלק בתכנון השינויים וגם בהדרכה.

חשוב להדגיש שחלק מהשיפורים עליהם אנחנו ממליצים אנחנו יכולים ליישם יחד עם לקוחותינו ובמקרים אחרים אנחנו נעזרים באנשי מקצוע ומלווים את היישום.

מדידה: חלק מהותי בליווי שלנו כולל המלצה על מדדים לבחינת ההצלחה של שיפור התהליך. כשמיישמים שינוי רוצים להבין האם השינוי הביא לתוצאה הרצוייה. חשוב לדעת מראש מהי התוצאה הכמותית אליה שואפים להגיע כחלק מהשינוי, להקים מנגנון שמודד את התוצאות לאחר השינוי ולבצע מדידה עקבית כדי לוודא שהשינוי שנעשה אכן הוביל לשיפור.

דוגמה: בארגון איתו עבדנו תהליך מיון הלידים בין מוקדי המכירות וקליטת הלידים למערכת המידע נעשה באופן ידני. מעבר להפיכת התהליך לאוטומטי, השיפור שביצענו חסך לארגון כחצי משרה בשעות אדם. החסכון במשאבים היה אחת הסיבות בגללן הארגון בחר בנו. השיפור בתהליך היה מדיד וניתן היה להראות את התוצאה במספרים.

בקרה: לאחר היישום יש להמשיך ולבקר את התהליך כדי לוודא שהשינוי "מחזיק מים" בשלב זה ממשיכים להיפגש עם העובדים וההנהלה ולבצע כיוונון של השינויים ככה שיתאימו למצב הדברים בעולם האמיתי.