תקציר מנהלים: BPM הוא תחום העיסוק בו חוקרים, מגלים, מתכננים, ממדלים, מיישמים, מנתחים, ומשפרים תהליכים עסקיים. תחום העיסוק כולל שימוש במערכות מידע ואוטומציה עסקית, אך כולל גם עבודת מחקר מרובה ויכולת ניתוח של מצבים ארגוניים והגורמים האנושיים שמשפיעים על תהליכים.
אנשי BPM רואים בתהליכים עסקיים נכסים ארגוניים שיש לטפח על מנת שיניבו לארגונים ערך רב ככל הניתן ויחסכו משאבים. במרבית המקרים יש לעוסקים בתחום רקע נרחב ביישום של מערכות מידע ואוטומציות עסקיות, אך גם בתחומים תומכים כגון ייעוץ ארגוני, משאבי אנוש וכדומה.
גילוי ומחקר – פן זה בתחום הBPM עוסק ביכולת להתבונן בנעשה בארגון בהקשר הנדרש ולדלות מתוך התבוננות זו תהליכים שלא הוגדרו עדיין ולהבין טוב יותר תהליכים קיימים. לרוב המחקר נעשה תוך כדי ראיונות עם בעלי תקידים שונים בארגון, וכן תוך ניתוח מערכות המידע והאוטומציות הקיימות. המחקר מייצר בסופו מיפוי של התהליכים כפי שהם.
תכנון – פן זה כולל תכנון מחדש של תהליכים קיימים ותכנון מוקפד מחדש של תהליכים חדשים. התכנון מנסה לקחת את מה שעלה בשלב הגילוי ומחקר ולמפות את הדברים מחדש ככה שיניבו לאגרון ערך רב יותר ע"י חסכון במשאבים והגדלת התפוקה של התהליך. בסיום שלב זה מתקבל מסמך המתאר כיצד לדעת אנשי הBPM יש לנהל את התהליכים. מסמך זה מוגש להנהלת הארגון ועובר טיוב הדדי. בשלב זה בוחנים גם את הפתרונות הטכנולוגיים המתאימים ביותר לצורך תמיכה בתהליך.
מידול – פן זה כולל העמדה של מודל של תהליכים קיימים וחדשים שיאפשר לבדוק אם התהליך המתוכנן "מחזיק מים". שלב המידול מאפשר לבדוק תהליכים בלי להיכנס לעלויות פיתוח ויישום. המודל לרוב חסר אוטומציות מורכבות ומחפה עליהן בהדמיית המצב כפי שהוא יהיה לאחר היישום, או ביישום ידני שידמה אוטומציות עתידיות. שלב המידול כולל שיפור המודל וניסוי מחדש, עד שהתהליך הממודל מספק את התוצאה הטובה ביותר שניתן.
יישום – פן זה כולל יישום של הפתרונות הטכנולוגיים שנבחרו לתמוך בתהליך, הדרכת העובדים וההנהלה, והשקה של התהליך כולל יישום של כלי מדידה. לאחר היישום ישנו שלב של בקרה הדוקה על ההוצאה לפועל של התהליך, בתקופת פעילות ראונה שהוגדרה מראש, כדי לוודא שהתוצאה מיטבית ושהתהליך מייושם כפי שתוכנן. בשלב זה מבוצעים שינויים נקודתיים על מנת לתמוך בסיטואציות שעולות מיישום התהליך בעולם האמיתי.
מדידיה ובקרה – כחלק מתחום העיסוק, אנשי BPM עוסקים במדידה ובבקרה של תהליכים עסקיים. בין אם מתכננים תהליך חדש, ובין אם משפרים תהליך קיים, כדאי לקבוע מהם המדדים לפיהם מבקרים את התהליך, מהם מדדי הצלחה, ובאיזה אופן תבוצע המדידה (דבר לא מובן מאליו בפני עצמו), איפה נקודות התורפה של התהליך אותם יש לבקר ובאיזה אופן תבוצע הבקרה. לרוב נעשה שימוש בכלי אנאליטיקה שמוטמעים בתהליך על מנת לאפשר מדידה יעילה.
אופטימיזציה – מדידה ובקרה מאפשרים אופטימיזציה. ההכוונה של תחום הBPM היא לאופטימיזציה מלאה של תהליכים ככה שהיעילות שלהם תהיה מקסימלית. פן זה אפשרי באמצעות מעקב קבוע אחר התהליכים תוך בקרה ומדידה. מקרי קצה שעולים תוך כדי הפעלת התהליך בעולם האמיתי מאפשרים לאנשי BPM להוסיף אספקטים לתהליך ככה שיהיה אופטימלי בלי קשר לנסיבות. ההנחה היא שתמיד יש מקום לשיפור ומחקר נוסף יאפשרו תכנון מחדש ומשם יישום מחדש וחוזר חלילה.
מחזור ה-BPM
כפי שאפשר להבין עד כה BPM תלוי במערכות מידע מתקדמות. מערכות אלה מאפשרות לתמוך בתהלים פשוטים כמורכבים ומוסיפות רבדים חשובים. רובד מהותי שלא נכלל בסקירה עד כה הוא נושא האוטומציה. אוטומציה של תהליכים עסקיים מייושמת בכדי לחסוך בשעות עבודה אנושיות ובכדי לזרז הוצאה לפועל של תהליכים. חשוב לציין שאוטומציה ללא בקרה ולשם האוטומציה בלבד תוליד המון פעמים מורכבויות ועומס ארגוני מיותר. יש לתכן תהליכים כך שיכללו את מינימום האוטומציה הנדרשת, ולהוסיף אוטומציה כשברור שהיא תשרת את התהליך ולא תפגע בו.